Un lunes a la 9.30 de la mañana, estábamos, como de costumbre sentados en torno de la impecable mesa de reuniones del Director General.
Se trataba de la junta semanal de la comisión ejecutiva. Nos hallábamos comentando cuestiones laborales, bebiendo café, chismoseando y riendo.
Éramos seis, todos jefes de departamento, divirtiéndonos como colegiales.
En eso el CEO entró por la puerta, se sentó en una de las sillas libres, e hizo un pequeño gesto como diciendo ¨ No se preocupen por mi ¨.
Con su llegada, la emocionalidad de la reunión se fue a pique. De repente todo se ordenó: el director de Investigación continuaba con su informe, la jefa de Difusión lo interrumpía con el suyo. Y de pronto algo vino a desestabilizar las cosas: la suave voz del CEO atravesó la sala. ¨ No quisiera molestar ¨, dijo gentilmente, ¨ pero, ¿cuál es el tema candente que nos convoca hoy?
Se hizo un silencio notable.
El Gerente General se movió incómodo en su asiento. ¨ Nada en especial ¨, respondió. ¨ Tenemos el hábito de reunirnos todos los lunes a la mañana.¨
Todos miramos al CEO. Su silla crujió cuando se puso de pie. ¨ Muy bien ¨, dijo, dirigiéndose a la salida, ¨ si no hay ningún asunto importante que resolver, ¿por qué no almuerzan juntos una vez por semana?»
Abrió la puerta, se despidió de nosotros con una sonrisa y dijo: ¨ Estoy seguro de que nuestros accionistas les quedarían muy agradecidos si lo hicieran ¨.
La puerta se cerró suavemente tras él.
Hubo un momento de silencio. Después, el Gerente General, dirigiéndose a todos, murmuró: ¨ Creo que estas reuniones han terminado, por lo menos hasta nuevo aviso.¨
Nunca olvidé el concepto de asunto candente.
Extraído del libro «Digalo en cinco minutos»
¡Qué importante este concepto en nuestra comunicación diaria!!
Si no hay un asunto candente, no hagas la reunión, no des un discurso, no hagas una presentación. En fin, si no tenes algo importante que decir ¿por qué no hacer importante el silencio?
Hay estudios que muestran que en los Estados Unidos se gastan más de 40 mil millones de dólares al año en reuniones inservibles. Su causa mas importante es que hablamos de mas, repetimos los conceptos y no tenemos una conversación diseñada para ser claros, específicos y sintéticos.
¿Quién no pierde cinco minutos en un meeting
sin darse cuenta?
Cinco minutos es poco tiempo, podrás pensar.
Sin embargo: ¿Qué piensas de:?
Cinco minutos de llanto de un bebé en medio de la noche;
o cinco minutos haciendo la cola de un banco
con tu pesado portafolios en la mano;
o cinco minutos de un discurso aburrido,
del que faltan todavía otros 20?
La semana pasada tuve un desafío muy grande que fue dar un entrenamiento que tengo diseñado para dos días en dos horas, en el marco de un congreso al que asistieron casi mil personas. Yo quería que se llevaran el máximo de información y considero que me resultó mas difícil hacerlo en tan poco tiempo que cuando puedo extenderme. Yo pensaba que si perdía un solo minuto de inefectividad, eso representaba para ellos casi mil minutos, lo cual equivale casi a 17 horas
¿No es un delito hacerle perder a la gente 17 horas?
Le preguntaron a Woodrow Wilson:
cuánto tardaba en preparar un discurso de 10 minutos.
Dos semanas, respondió.
¿Y para hacer uno de una hora?
Una semana.
¿Y para uno de dos horas?
Ya estoy listo
La síntesis insume más tiempo
En el New York Times publicaron un chiste cuyo dialogo mas o menos decía así:
Dos publicitarios hablaban sobre sus experiencias laborales.
A veces, cuando estoy en una reunión, tengo la sensación de que he estado en una idéntica hace 20 años – comentó uno.
O en la misma reunión durante 20 años – agregó el otro.
¿Cómo podemos hacer que las juntas sean mas divertidas?
¿Sabías que el buen humor
no le resta seriedad al trabajo?
Decía Charles Chaplin:
Que no hay día mas perdido
que aquel en el que no hemos sonreído
Cambiar el lugar de realización: Salir de la empresa puede ser una
buena medida
vSorprender y generar un estado de ánimo de buena disposición con una recepción diferente.
Poner música ya que evocará una respuesta emocional nueva.
vHacer preguntas para fomentar la creatividad
vJugar a darle a cada uno tres monedas y ofrecer que cada una de ellas equivale a una intervención para equilibrar la participación
Contar chistes para amenizar, distender y crear un clima de liviandad
vHacer una presentación con imágenes e ilustraciones humorísticas para captar mejor la atención
Todas las mañanas, en África,
la gacela se despierta sabiendo que debe correr más rápido qué el león,
o este la matará.
Todas las mañanas el león despierta sabiendo que debe correr tras la gacela,
o morirá de hambre.
No es necesario que seas león o gacela para comprender
que lo mejor que puedes hacer cuando amanece,
es empezar a correr.